Kto to jest kontrahent i jaką rolę pełni? Wszystko co musisz wiedzieć

Decydując się na prowadzenie własnej działalności gospodarczej, trzeba być przygotowanym na wiele wyzwań związanych ze współpracą z różnymi osobami lub firmami. Te osoby i firmy to kontrahenci. Zawierając jakąkolwiek umowę, przedsiębiorca reprezentuje tylko jedną ze stron. Po drugiej stronie jest właśnie kontrahent, który albo ma coś zrobić dla firmy, albo otrzymać produkty czy usługi, za które musi zapłacić. Oto wszystko, co musisz wiedzieć o kontrahentach.

Kontrahent to osoba lub podmiot, z którym zawieramy umowę handlową lub inną transakcję. Kontrahenci mogą być zarówno klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi, jak i konkurentami. Rola kontrahenta zależy od rodzaju i celu umowy, jaką z nim podpisujesz. Na przykład, jeśli kupujesz towar od kontrahenta, to jest on Twoim dostawcą, a jeśli sprzedajesz mu towar, to jest Twoim klientem.

Istnieje kilka rodzajów kontrahentów, których można wyróżnić w zależności od kryteriów, jakie bierze się pod uwagę. Można wyróżnić następujące rodzaje kontrahentów:

•   kontrahenci według formy prawnej – osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.
•   kontrahenci według branży lub sektora – rolnicy, producenci, handlowcy, usługodawcy, instytucje publiczne, organizacje pozarządowe itp.
•   kontrahenci według zasięgu działalności – lokalni, regionalni, krajowi, zagraniczni.
•   kontrahenci według wielkości – mikroprzedsiębiorcy, małe i średnie przedsiębiorstwa, duże przedsiębiorstwa.
•   kontrahenci według statusu – aktywni, nieaktywni, zawieszeni, upadli itp.

Podpisując umowę z każdym kontrahentem, przedsiębiorca ponosi związane z tym ryzyko. Kontrahent wykonawca może nie wywiązać się z powierzonego zadania, a kontrahent klient może ociągać się z zapłatą. Dlatego tak ważne jest odpowiednie spisanie umowy i przypilnowanie jej kluczowych punktów dotyczących zasad współpracy oraz praw i obowiązków obu stron. Przygotowując umowę, musisz dopilnować, by znalazły się w niej następujące informacje:

•   wszystkie dane kontrahenta oraz Twojej firmy.
•   dokładne informacje o przedmiocie umowy, w tym daty wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
•   informacje o zakresie współpracy, zasadach, osobach kontaktowych odpowiedzialnych za przebieg współpracy.
•   kwotę wynagrodzenia za usługę lub zapłaty za towar wraz z datą płatności i zasadami rozliczenia.
•   konsekwencje w razie niewywiązania się z umowy przez każdą ze stron, w razie niezapłacenia, czyli informacje dotyczące zwrotów ewentualnych zadatków czy zaliczek oraz informacje o właściwych sądach, gdyby zaszła konieczność rozstrzygania sporu na drodze sądowej.

Umowy z kontrahentami niosą za sobą spore ryzyko dla przedsiębiorcy. Najbardziej ryzykowne są pierwsze współprace, kiedy nie wiesz, czego się spodziewać po wykonawcy, dostawcy czy kliencie. Wykonawca czy dostawca może nie wykonać usługi, zrobić coś nie tak albo nie zrobić na czas. Klient z kolei może mieć problemy finansowe, przez które może zwlekać z zapłatą należności. Bardzo ryzykowne w przypadku takich klientów jest udzielanie im kredytu kupieckiego, czyli wystawianie faktur z odroczonym terminem zapłaty. Jednak nie tylko pierwsze współprace są ryzykowne. Nawet uczciwy i rzetelny dotąd kontrahent może nagle popaść w problemy finansowe lub z jakiegoś powodu zerwać umowę czy jej nie wykonać. Dlatego warto podjąć działania, które pozwolą zabezpieczyć się i zminimalizować to ryzyko.

Przede wszystkim warto wymagać od klientów zapłaty zadatku czy zaliczki z uświadomieniem ich, że będzie to bezzwrotne, jeśli nie wywiążą się z umowy. Warto również korzystać z faktoringu, który pomoże uniknąć zatorów finansowych spowodowanych zwlekaniem klientów z płatnościami. Nie czekaj w nieskończoność, aż Ci zapłacą, tylko pokaż, że zwlekanie może przynieść im przykre konsekwencje. Oprócz tego warto zawsze przed podpisaniem umowy sprawdzić kontrahenta. Sprawdź każdego w rejestrach publicznych (KRS, CEiDG, Rejestr Dłużników Niewypłacalnych) czy bazach danych (BIG, BIK, KRD). Dzięki temu dowiesz się np. czy nie mają długów. Poza tym warto zawsze sprawdzić opinie o kontrahencie w internecie (social media, fora dyskusyjne, katalogi firm) oraz sprawdzić referencje, czyli posiadane certyfikaty, atesty potwierdzające jakość produktów i standardy usług. Sam też staraj się być uczciwym kontrahentem i chroń się przed problemami finansowymi.