Optymalizacja kosztów w firmie – praktyczne porady

Podwyżki dotykają każdego. Jednak firmy szczególnie dotkliwie je odczuwają. Większe koszty energii, najmu, wynagrodzeń pracowników powodują, że budżet przestaje się dopinać. Co robić, żeby ograniczyć wysokie koszty?

Optymalizacja w firmie to ciągłe działanie mające doprowadzić do obniżenia kosztów działania firmy, przy utrzymaniu wysokich standardów działania i sprzedaży lub gwarantowanych usług. Powinna być wdrażana nie tylko w czasach kryzysu, lecz także w spokojnych czasach. Jednocześnie przeprowadzając ją, trzeba mieć na uwadze nie tylko osiągnięcie niższych kosztów, ale jak wprowadzone zmiany wpłyną na pracowników, klientów, jakość produktów lub usług. Uzyskane przez optymalizację środki będzie można wykorzystać na dalszy rozwój firmy oraz pracowników.

Skuteczna optymalizacja kosztów poprzedzona jest ich analizą i określeniem, które działy w firmie generują nadmierne koszty. Nie mogą być wybrane przypadkowo, gdyż to może zaburzyć całokształt działania, a nawet generować nowe wymagania finansowe. Z tego powodu tak ważna jest dokładna analiza generowanych przez firmę wydatków. Pomaga to ustalić, w którym miejscu naprawdę można oszczędzić oraz ułatwia określenie celów. Dużym błędem jest bowiem wyznaczanie sobie celów nie do zrealizowania. Lepiej podjąć decyzję o małych krokach, zgodnych ze stanem firmy i jej możliwościami. Optymalizacja jest wystarczająco trudna, nie warto w jej przypadku podejmować nadmiernego ryzyka. Dokonując analizy, trzeba wziąć pod uwagę:

• strukturę kosztów w firmie, jako bazę wyjściową dla podjęcia działań związanych z redukcją kosztów,
• analizę zysków, oceniając jakie zyski przynoszą poszczególne działy firmy, które generują małe zyski, a dużo kosztów, jednocześnie na tym etapie można zadać sobie pytanie jak wykorzystać koszty uzyskane z przeprowadzonej optymalizacji,
• umowy oraz dostawców, oceniając ich warunki i porównując z sytuacją rynkową w danym momencie, warto porównać umowy z warunkami konkurencji i spróbować renegocjować umowy lub zawrzeć nowe na korzystniejszych zasadach;
• szanse i ryzyko związane z optymalizacją, oceniając czy optymalizacja przyniesie korzyści, czy na pewno doprowadzi do redukcji kosztów bez straty jakości produktów lub usług.

Istnieją różne sposoby na optymalizacje kosztów, lecz trzeba samodzielnie dopasować je do swojej firmy. Nie wszystko będziesz mógł lub mogła zastosować, dlatego zanim wcielisz któreś w życie, zastanów się, co jest najważniejsze, na czym chcesz albo możesz oszczędzić bez szkody dla swojej marki. Jednymi z najczęściej wybieranych sposobów optymalizacji są:

1. outsourcing – zlecenie zewnętrznej firmie części zadań może wpłynąć korzystnie na finanse firmy, nie wszystko trzeba robić na miejscu i powoływać do tego osobny, kosztowny dział; outsource’ować można księgowość, proces rekrutacji, dostawy; brzmi to na kosztowne działanie, lecz roczny bilans może wykazać oszczędność dla firmy;
2. automatyzacja – w dobie AI część procesów można przerzucić z ludzi na programy komputerowe i roboty ułatwiające monitorowanie procesów, np. wysyłki i odbioru produktów; dodatkowo programy mogą na bieżąco analizować dane, zgłaszać wady, a także minimalizują błędy, z kolei skorzystanie z Chatbotów ograniczy koszty związane z obsługą klienta;
3. elektroniczny obieg dokumentów – jest to nie tylko ekologiczne, ale i finansowo korzystne, ogranicza wydatki na papier, tonery, serwis drukarek; jest to wyzwanie dla firmy, jednak daje oszczędność, porządek w dokumentacji, usprawnia wyszukiwanie potrzebnych informacji;
4. koszty stałe – zamiast kupować: wynajmuj i bierz w leasing, ogranicza to konieczność wykładania dużych sum, np. na budynki własnościowe oraz pozwala na większą elastyczność (przy pracy zdalnej można ograniczyć wynajem biur);
5. powierzchnia biurowa – pandemia pokazała, że duża powierzchnia biurowa może być obciążeniem, odpowiednie zarządzanie biurem, ustalenie kiedy i ile osób będzie z niego korzystać, ułatwi podjęcie decyzji o rezygnacji z wynajmu części z nich; to wyraźnie zmniejsza koszty.

Optymalizacja nie zawsze przynosi ogromne oszczędności, jednak nie powinna przynosić strat. Jej przeprowadzenie musi poprzedzić dobre przygotowanie lub pomoc doświadczonych konsultantów.